Koliko te v resnici stane ročno vodenje terminov?

Večina malih storitvenih podjetij misli, da je ročno vodenje terminov “brezplačno”.
Papir, zvezek, telefon, mogoče Excel.
Na prvi pogled – nič ne plačaš.

V resnici pa plačuješ vsak dan. Samo tega ne vidiš direktno na računu.

Poglejmo številke.

1. Izgubljeni termini (najdražji strošek)

Najpogostejši problem ročnega naročanja:

• stranka pozabi

• stranka ne pride

• stranka odpove prepozno

Realna slika:

• 1–2 neudeležbi na teden

• povprečen termin: 30–50 €

• mesečno: 120–400 € izgube

• letno: 1.500–4.800 €

In to brez enega samega novega zaposlenega ali višjih cen.

To je denar, ki preprosto izgine.

2. Čas, ki ga porabiš za stvari, ki ne prinašajo denarja

Ročno vodenje terminov pomeni:

• telefonski klici

• SMS-i

• “A lahko prestavimo?”

• “A imam jaz jutri ob 17h?”

Bodi iskren:

• vsaj 5–10 minut na termin

• 10 terminov na dan = 50–100 minut

• 20 delovnih dni = 16–33 ur na mesec

Če je tvoja ura vredna samo 20 €:

• 320–660 € mesečno

• 3.800–7.900 € letno

In to za delo, ki ga sistem opravi sam.

3. Napake, zmeda in slaba izkušnja za stranko

Ročni sistem = več napak:

• dvojno rezervirani termini

• napačen datum

• napačna storitev

• napačna oseba

Vsaka taka napaka:

• izgublja zaupanje

• povečuje stres

• povečuje možnost, da stranka drugič ne pride več

Stranka, ki odide, se redko vrne.
To ni strošek danes – to je izgubljen prihodnji prihodek.

4. Brez pregleda = brez rasti

Če vodiš termine ročno, ne veš:

• kateri dnevi so najbolj zasedeni

• kateri termini odpadajo

• katere stranke redno manjkajo

• kdaj bi lahko dvignil cene

Brez podatkov:

• odločitve sprejemaš na občutek

• rast je počasna

• optimizacije ni

In konkurenca, ki ima pregled, te počasi prehiti.

5. Hitri izračun: tvoj realni mesečni strošek

Vzemi si 30 sekund in seštej:

• izgubljeni termini: ___ €

• porabljen čas: ___ €

• napake + stres: ___ €

Večina podjetnikov pride do številke med 500 in 1.000 € na mesec.

In to brez da bi se tega sploh zavedali.

Ročno vodenje terminov ni “stara šola”.
Je drag kompromis, ki:

• krade čas

• krade denar

• zavira rast

Digitalni sistem ni luksuz.

Je osnovno orodje, če želiš imeti red, pregled in manj izgubljenih terminov.